Prozessmanagement hat im Bildungs- und Forschungssektor erheblich an Bedeutung gewonnen. Aktuelle Studien zeigen, dass bis zu 83% der Befragten Prozessmanagement eine wichtige Rolle in Projekten einräumen. Hochschulen und Forschungseinrichtungen stehen dabei vor besonderen Herausforderungen: steigende Anforderungen an die Qualität der Lehre und Forschung, Fachkräftemangel und die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen.

Vorteile des Prozessmanagements

Prozessmanagement verfolgt ein ganzheitliches und strategisches Ziel. Im Kern geht es um die Identifizierung, Dokumentation, Analyse, Modellierung, Optimierung, Überwachung und kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen innerhalb einer Organisation. Eine funktionierende IT-Infrastruktur bildet hierbei den nötigen Grundstock, um Medienbrüche zu vermeiden. Weitere Systeme wie Campus-Management-Software und elektronische Aktenführung bauen auf dieser Basis auf. Dadurch können die Erwartungen an eine digitale Verwaltung von Studierenden und Forschenden gleichermaßen erfüllt und parallel die Arbeitsabläufe für Verwaltungsmitarbeiter optimiert werden.

Umsetzung des Prozessmanagements

Für die erfolgreiche Implementierung sind optimale Rahmenbedingungen notwendig. Dazu gehört eine gute Vorbereitung, klare Zielvorstellungen sowie ausreichend zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen. Die Einführung von Prozessmanagement erfolgt daher in mehreren Phasen:

1. Information und Einbindung: Alle relevanten Beteiligten werden informiert, z.B. durch Workshops.
2. Prozessaufnahme: Interviews mit Mitarbeitenden und Führungskräften werden geführt und dokumentiert.
3. Priorisierung und Dokumentation: Erste relevante Prozesse werden priorisiert und dokumentiert.
4. Prozessmodellierung: Unterstützende digitale Prozessplattformen helfen, Prozesse zu modellieren und zu optimieren.
5. Prozessoptimierung: Ein Konzept zur Optimierung wird erstellt, und Maßnahmen werden abgeleitet.
6. Umsetzung: Verantwortlichkeiten und Termine werden festgelegt, ein gutes Change-Management ist entscheidend.

Nachhaltigkeit und Weiterentwicklung

Für den nachhaltigen Erfolg sollten bestehende Prozesse fortlaufend überwacht und bei Änderungen angepasst werden. Es ist wichtig, die Umsetzungen kontinuierlich zu begleiten und weiterzuentwickeln, insbesondere unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben und organisatorischer Änderungen.

Fazit

Prozessmanagement bietet zahlreiche Vorteile für Hochschulen und Forschungseinrichtungen:

• Informations- und Wissensmanagement: Langfristige Speicherung von Wissen, um Fachpersonaldefizite abzumildern.
• Automatisierung und Optimierung: Prozesse werden optimiert und verschlankt, Kosten können reduziert werden.
• Steigerung der Prozessqualität: Bearbeitungszeiten und Prozessqualität werden durch Automatisierung verbessert.
• IT-Lösungen: Spezifische IT-Lösungen unterstützen die Prozessoptimierung und Schnittstellenverwaltung.

Ein erfolgreiches Prozessmanagement verbessert nicht nur die internen Abläufe, sondern kommt auch Studierenden und Forschenden zugute. Für diese zählen digitale Verwaltungsprozesse mit kurzen Bearbeitungszeiten immer mehr zu den Auswahlkriterien.