Hochschulsteuerung

Potenziale von ERP-Systemen werden noch nicht ausreichend genutzt

Mit Systemen zum Enterprise-Resource-Planning (ERP) wird unternehmerische Tätigkeit geplant, gesteuert und verwaltet. Bei der Hochschulsteuerung gilt es, die Einrichtung als Ganzes und die einzelnen Teilbereiche zu steuern. Bei einer Befragung unter deutschen Hochschulen maßen im Jahr 2018 bezüglich der ganzheitlichen Hochschulsteuerung 96 % dem Haushalt eine hohe Steuerungsrelevanz zu. Auch die Bereiche Personal (93 %), Lehre (74 %), Infrastruktur (73 %), Drittmittel (72 %) und die Forschung (67 %) wurden als besonders wichtig gewertet.

Hohe Bedeutung ganzheitlicher Steuerung

Dabei gibt es für Hochschulen und Forschungseinrichtungen besondere Herausforderungen bei der Abbildung von Prozessen im Rechnungswesen, schließlich müssen in den meisten Fällen neben dem Jahresabschluss auch die „kameralen“ Berichtspflichten beachtet werden, um den Nachweis der bestimmungsgemäßen Verwendung zweckgebundener Mittel zu erbringen. Zudem hat sich in den vergangenen Jahren die Art der zur Verfügung stehenden Mittel stark verändert. Während der Anteil der Grundfinanzierung sank, stieg der Anteil der Dritt- und Sondermittel an. Hinzu kam eine – nicht zuletzt von den zuständigen Ministerien forcierte – Spezialisierung und Profilierung der Hochschulen. Für die Einrichtungen wird es damit immer wesentlicher, ihre Geschäftsprozesse ebenso effizient wie Unternehmen zu managen.

Es scheint naheliegend, insbesondere die Hochschulverwaltung in den Blickpunkt digitaler Steuerungsinstrumente zu rücken. Denn diese sind prinzipiell hierarchisch strukturiert und – abgesehen von dezentralen Verwaltungen in den Fachbereichen bzw. Fakultäten – zentral gesteuert.

Einsatz von ERP-Systemen an Hochschulen in/für:

Detailbereichen

46%

Ermittlung von Kennzahlen

46%

Interne Zielvereinbarungen

12%

Bislang werden die Potenziale von ERP-Systemen noch nicht ausreichend genutzt. So bilden die an Hochschulen eingesetzten Systeme viele Funktionen nur ungenügend ab. Lediglich 46 % der Systeme unterstützen Detailberichte zumindest grundsätzlich, noch seltener trifft dies auf Kennzahlen (44 %) oder interne Zielvereinbarungen (12 %) zu. Dabei halten Praktiker wie Prof. Dr. Thomas Lenk, Prorektor für Entwicklung und Transfer der Universität Leipzig gerade die Steuerung der Teilbereiche entscheidend „für eine praxisgerechte und breit aufgestellte Anwendbarkeit eines ERP-Systems“.

Im Übrigen kommt auf Hochschulen, die bereits ein komplexes ERP-System im Einsatz haben, ein grundlegender Wandel der IT-Systeme zu. Denn der Mainstream Support für die im Markt weit verbreitete Software SAP ERP 6.0 endet 2025. Damit steht der Umstieg auf die neue Business Suite S/4HANA bevor. In der Wirtschaft nutzen viele Unternehmen den Umstieg nicht nur als technisches Update, sondern auch für prozessuale und technische Innovationen sowie Veränderungsimpulse aus den Unternehmensbereichen oder -landschaften heraus. Der Fokus richtet sich auf Best Practices, Standardprozesse und Applikations- bzw. Funktionsintegration des Systems. Denn ihre volle Wirkung entfaltet eine ERP-Lösung nur, wenn die abgebildeten Prozesse so standardisiert wie möglich und so individuell wie nötig sind.