Eine passgenaue ERP-Lösung für Hochschulen und Forschungseinrichtungen muss zahlreichen, mitunter sehr speziellen und komplexen Anforderungen genügen. Während Unternehmen anderer Branchen auf standardisierte Lösungen setzen können, fehlt eine solche für die Wissenschaftseinrichtungen. GISA hat dies erkannt und den S/4 Master für Hochschulen und Forschung entwickelt. Mit langjähriger Erfahrung, Austausch und Partnern ist es uns gelungen, der Branche eine wirkliche Alternative zu bisherigen ERP-Lösungen zur Verfügung stellen zu können.

 „Higher Education & Research“  – eine Branche auf dem Weg in die Digitalisierung

Wie sind wir vorgegangen? Wir als GISA haben uns mit unseren Partnern der BPC und ARF das Hochschulumfeld aus Digitalisierungsperspektive angesehen, mit einer Vielzahl von Hochschulen Use Cases diskutiert und Legacy-Systeme betrachtet. Daraufhin sind wir zu dem Schluss gekommen, dass sich die Ausprägung eines modernen SAP-S/4-Standards branchenspezifisch erweitern lässt. Das Ergebnis: ein signifikanter Gewinn an Geschwindigkeit, Ergonomie, Prozessqualität und Vereinfachung.

Unserer Einschätzung nach führt das auch zu einer Akzeptanzsteigerung – sowohl für die etablierten Prozesse als auch für die eingesetzten IT-Instrumente. Auf diese Weise lassen sich Investitionen in digitalisierte, vereinfachte Prozesse langfristig schützen.

Der GISA S/4 Master für Hochschulen und Forschungseinrichtungen

Im Business Development der GISA hat es sich bei der Lösungskonzeption bewährt, mit einem Use-Case-Modell zu beginnen, das Nutzergruppen differenziert und deren Bedürfnisse in den Vordergrund stellt. Darauf aufbauend wurden User Stories definiert, die die Kernfunktionen des Master-Systems darstellen.

Zusätzlich mussten wir abwägen, wie wir Investitionssicherheit, systemische Flexibilität, Passfähigkeit zu Legacy Systemen, ergonomische Anforderungen und Verfügbarkeit einer stabilen Entwicklungsplattform sicherstellen. On top haben wir zudem ein nutzerorientiertes Dokumentations- und Schulungskonzept integriert.

Implementierung der essenziellen Kernprozesse

Im ersten Schritt fokussierten wir uns neben der Systemarchitektur auf SAP-HANA-Basis auf die Implementierung der essenziellen Kernprozesse, die in den Gesprächen mit den Hochschulen priorisiert worden sind. Diese umfassen folgende Punkte: Planung, Budgetierung, Investition, Drittmittelverwaltung, Kontierung und Berichtswesen, Einkauf.

Nachdem die Adaption dieser Prozessanforderungen umgesetzt war, konnten wir uns in einem zweiten Schritt weitere Funktionsbausteine vornehmen, die fast alle fertig zur Verfügung stehen. Dazu gehören:

• elektronische Ausgangsrechnung (gesetzliche Anforderung EU RiLi 204/55/EU)
• Managementcockpit

Die weitere Entwicklungsplanung sieht darüber hinaus Erweiterungen wie Dashboards, Drittmittel-Lifecycle Management, Cloudszenarien sowie die Nutzung von Prozessautomatisierung und Künstlicher Intelligenz vor.

Mastersystem steht einsatzbereit – Weiterentwicklungen fortlaufend

Wir haben jetzt ein modulares, zukunftssicheres ERP-Basissystem, welches die aktuellen Kernprozesse einer Hochschule abdeckt und stark vereinfacht.

Nicht zuletzt ist es ein interessanter Gedanke, dass Wissen, welches unsere Systemarchitekten, Entwickler, Prozessberater und Geschäftsfeldentwickler zum großen Teil an Hochschulen und Forschungseinrichtungen erworben und in der täglichen Anwendung erweitert haben, nun als Bestandteil des Hochschulmasters wieder zurückfließt.

Lesen Sie mehr zum Thema in unserem Whitepaper „ERP-Musterlösung“ , dem Blog-Beitrag „Haushaltsmanagement vorgedacht: S/4 Master für Hochschulen und Forschungseinrichtungen“ und auf unserer Seite Hochschulen und Forschungseinrichtung.