Das Wachstumschancengesetz 2024 bringt wichtige Änderungen für die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland, die auch für Hochschulen von Bedeutung sind. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen in strukturiertem Format ausstellen und empfangen.

Wichtige Änderungen im Überblick

Folgende Änderungen ergeben sich durch das Wachstumschancengesetz für die E-Rechnung:

• Neue Definition der E-Rechnung:
  Bisher galten Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wurden, als E-Rechnung. Ab 2025 müssen Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen, die eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Reine PDFs oder E-Mails zählen dann nicht mehr als E-Rechnung. 
• Pflicht zum Empfang:
  Ab 2025 sind Unternehmen verpflichtet, eine Empfangsmöglichkeit für E-Rechnungen bereitzustellen und deren automatische Verarbeitung anzustreben. 
• Pflicht zum Versand:
  Ab 2028 müssen Unternehmen E-Rechnungen versenden. Bis dahin sind Ausnahmen nur noch in wenigen Fällen erlaubt.

Maßnahmen zur Vorbereitung

Für Unternehmen und Organisationen ist es jetzt wichtig, sich auf die Umstellung vorzubereiten. Folgende Aspekte sollten dabei berücksichtigt werden:

• Technische Anpassungen:
  Hochschulen sollten ihre Rechnungssoftware auf die neuen Formate umstellen. Lösungen wie beispielsweise SAP Invoice Management by OpenText decken die rechtlichen Anforderungen ab und digitalisieren den Eingangsrechnungsprozess.
• Prozessoptimierung:
  Die Integration von E-Rechnungen in die bestehenden Prozesse sollte frühzeitig geplant werden. Hilfreich kann dabei die Nutzung von SAP Document and Reporting Compliance, Cloud Edition sein oder aber auch die Erzeugung sowie der Versand von E-Rechnungen aus verschiedenen Quellmodulen (z. B. SAP FI oder SAP SD).

Fazit

Das Wachstumschancengesetz verändert die Landschaft der Rechnungsstellung erheblich. Unternehmen müssen ihre Prozesse anpassen und sich auf die neuen Anforderungen vorbereiten. Gerne unterstützt bpc Ihre Organisation dabei, den neuen gesetzlichen Anforderungen nachzukommen und die damit verbundenen Herausforderungen zu bewältigen.

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