In der heutigen Welt wird ist es immer wichtiger, effiziente und standardisierte Lösungen zu finden. Beraterunabhängigkeit und zunehmender Fachkräfte- und Ressourcenmangel sind nur einige der Schlagwörter, die in dem Kontext einer S/4-Umstellung häufig fallen. Eine gängige Praxis ist daher die Rückkehr zum Standard und sogenannte Fit-to-Standard Projekte.

Unterschiede zwischen Fit to Standard- und IT-Projekten

Fit-to-Standard Projekte sind keine IT-Projekte, da sie nicht die Entwicklung oder Anpassung von Informations- und Kommunikationssystemen zum Kern haben. Im Gegensatz zu IT-Projekten, die sich auf die Erstellung oder Anpassung von Software an die Anforderungen der Organisation konzentrieren, liegt der Fokus von Fit-to-Standard Projekten auf der Optimierung von Geschäftsprozessen und der Anpassung der Organisation an bestehende Standards.

1. Anpassung anstatt Entwicklung

Fit-to-Standard Projekte zielen darauf ab, bestehende Systeme und Lösungen zu nutzen und Organisationen dabei zu unterstützen, ihre Geschäftsprozesse an diese Standards anzupassen. Im Gegensatz dazu konzentrieren sich IT-Projekte auf die Entwicklung von neuen Systemen, Anwendungen oder Infrastrukturen, die auf die individuellen Bedürfnisse einer Organisation zugeschnitten sind.

2. Geschäftsprozessoptimierung vs. Technologieentwicklung

Der Hauptzweck von Fit-to-Standard Projekten ist die Verbesserung von Geschäftsprozessen durch die Anwendung bewährter Methoden und Lösungen. IT-Projekte hingegen konzentrieren sich auf die Entwicklung von Technologien und Infrastrukturen, um spezifische Probleme zu lösen oder bestehende Prozesse in neuen Verfahren abbilden zu können.

Die Rolle von IT in Fit-to-Standard Projekten

Obwohl Fit-to-Standard Projekte keine IT-Projekte sind, spielt die IT dennoch eine wichtige Rolle in diesen Projekten. Die IT kann als unterstützende Funktion fungieren, um die Umsetzung von Fit-to-Standard Projekten zu erleichtern.

1. Unterstützung bei der Integration von Systemen

In vielen Fällen müssen bei Fit-to-Standard Projekten verschiedene Systeme und Lösungen miteinander verknüpft werden, um einen reibungslosen Informationsaustausch und effiziente Geschäftsprozesse zu gewährleisten. Die IT kann hierbei helfen, die Integration dieser Systeme zu ermöglichen und sicherzustellen, dass sie optimal – beispielsweise im Schnittstellenbereich – zusammenarbeiten.

2. Technische Expertise für die Anpassung von Prozessen

Da sich Fit-to-Standard Projekte auf die Anpassung von Geschäftsprozessen konzentrieren, kann die IT-Abteilung ihre technische Expertise nutzen, um sicherzustellen, dass diese Anpassungen effektiv umgesetzt werden. Dies kann beispielsweise die Anpassung von bestehenden Systemen an neue Standards oder die Einführung neuer Tools zur Unterstützung der geänderten Prozesse beinhalten.

Erfolgsfaktoren für das Gelingen von Fit-to-Standard Projekten

Da Fit-to-Standard Projekte also in ihrem Charakter eher Organisationsprojekte als reine IT-Projekte sind, ist eine engere Einbindung der Fachbereiche und Endnutzer unerlässlich, um den Erfolg und die Akzeptanz dieser Projekte zu gewährleisten.

1. Gemeinsame Planung und Kommunikation

Ein Schlüsselfaktor für den Erfolg von Fit-to-Standard Projekten ist die enge Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Fachbereichen untereinander und mit den Endnutzern. Beide Parteien müssen ihre Anforderungen, Ziele und Bedenken offen teilen und gemeinsam an der Entwicklung von Lösungen arbeiten, die den Geschäftsanforderungen gerecht werden. Immer dann, wenn sich gewohnte Abläufe ändern, muss allen Beteiligten auch klar sein, warum dies notwendig und sinnvoll ist. Hier ist besonders auch das Top-Management gefragt, dass hinter den Veränderungen stehen muss.

2. “Always know the why” – Ressourcen und Prioritäten

Damit die Sinnhaftigkeit und Notwendigkeit von Anpassungen an einen Standard auch entsprechend kommuniziert werden kann, müssen klare Gründe für ein Fit-to-Standard Projekt sprechen. Hierfür muss in der Leitung der Organisation Klarheit über die Frage bestehen: wo wollen wir uns als Organisation hin entwickeln? Welche Herausforderungen werden wir mit unserem Personal in der Zukunft meistern müssen? Können wir uns Individualisierung – und damit auch beispielsweise Themen wie Beraterabhängigkeit, Know-How spezielles Sonderlocken-Know-How und gegebenenfalls sogar eigene Betriebssturkturen und Kapazitätsbindung- zukünftig leisten und verkraften? Diese Klarheit in der Leitung ist unerlässlich, um im Veränderungsprozess der Organisation das berühmte “why” transparent machen zu können.

3. Begleitendes Akzeptanz- und Veränderungsmanagement (AVM)

In Fit-to-Standard Projekten ist es ratsam, sich an professionelle Unterstützung für die Begleitung des Organisations-Anpassungsprozesses zu holen. Dabei reichen die Aufgaben der Organisationsberater durchaus weiter als in einem eher klassischen “Change-Management“.  Ein begleitendes AVM:

• schafft Plattformen für den Austausch unter den Fachbereichen, sowie mit den Endanwendern
• Hilft dabei wichtige, organisatorische Veränderungen und Entscheidungen im Projekt Stakeholder gerecht zu kommunizieren
• Bietet Raum um Sorgen und Ängste strukturiert aufzunehmen und in das Projekt zu spiegeln
• Unterstützt beim Mapping der häutigen Abläufe und der zukünftigen, standardisierten Soll-Prozesse zu harmonisierten Ziel-Prozessen
• Hilft bei der Erkenntnis, wo die Einführung des Standards zu Veränderungen führt und wo dadurch welcher Qualifizierungsbedarf entsteht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Fit-to-Standard Projekt – vor allem in Zeiten von sich zuspitzenden Fachkräftemangel – zunehmend an Bedeutung und Beliebtheit gewinnt. Man darf dabei jedoch nicht vergessen, dass die vielen Vorteile von Standards nur dann nutzen kann, wenn die Organisation sich auch wirklich an diese anpasst und der Wandel gelingt. Ein begleitendes Akzeptanz- und Veränderungsmanagement hilft, die Veränderungen und Anpassungen, die durch die Einführung von Standards resultieren (technisch, fachlich und organisatorisch) zu erkennen und zu bewältigen. Es stellt somit einen essentiellen Erfolgsfaktor für das Gelingen von Fit-to-Standard Projekten dar.

Wie das Akzeptanz- und Veränderungsmanagement der Schlüssel zum Erfolg bei der Einführung von SAP S/4 HANA ist, erfahren Sie im nächsten Blogbeitrag: