Die digitale Transformation und die damit verbundene Ablösung papierbasierter Prozesse stellt für viele Hochschulen und Forschungseinrichtungen eine Herausforderung dar. Die Standardsoftware SAP bietet dabei unterschiedliche Möglichkeiten, die bestehenden Verwaltungsprozesse schnell und einfach zu digitalisieren. Insbesondere Lösungen, die auf den Technologien SAP Fiori und Business Workflow basieren, ermöglichen Wissenschaftseinrichtungen einen leichten Einstieg in die Digitalisierung.

Handlungsbedarf in deutschen Bildungseinrichtungen 

In deutschen Hochschul- und Forschungseinrichtungen nimmt der Handlungsbedarf zur Digitalisierung stetig zu.  Die Verwaltungsarbeit vieler wissenschaftlicher Einrichtungen ist nach wie vor von analogen Prozessen geprägt. Verwaltungsvorgänge werden oftmals über klassische Papierformulare abgewickelt, die den jeweiligen Empfänger über den postalischen Weg erreichen. Besonders bei Antrags- und Genehmigungsprozessen wie z. B. der Einstellung und dem Onboarding neuer Beschäftigter, Reiseanträgen und -abrechnung oder der Verwaltung von Drittmittelprojekten entstehen dadurch lange Prozesslaufzeiten und der Bearbeitungsstatus ist für Antragstellende nicht transparent. Die Implementierung digitaler End-to-End-Prozesse hebt demnach die bestehenden Optimierungspotenziale, deren Nutzung spätestens durch den zusätzlichen Digitalisierungsdruck aufgrund der Corona-Situation in den strategischen Fokus öffentlicher Einrichtungen gerückt ist.

Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung

Ein wichtiger Erfolgsfaktor für die Neugestaltung und Ablösung von papierbasierten Prozessen ist eine stabile, sichere und hoch integrierte Plattform, mit der schnelle Fortschritte erzielt und eine leichte Wartbarkeit gewährleistet werden kann. Ein solches Digitalisierungswerkzeug sollte einfach in das eingesetzte SAP-System und die bestehende Infrastruktur integrierbar sein und idealerweise die selbständige Nutzung durch die Wissenschaftseinrichtung unterstützen. Eine hohe Skalierbarkeit und Agilität statt umfangreicher Projekte für jeden neu zu digitalisierenden Prozess sind weitere Erfolgsfaktoren. Insbesondere für Hochschulen und Forschungseinrichtungen, die häufig eine stark dezentrale Organisationsstruktur aufweisen, ist es wichtig, dass die mithilfe des Werkzeugs abgebildeten Prozesse den besonderen Anforderungen, die eine Vielzahl von Gelegenheitsanwendern mit sich bringt, Rechnung tragen. So sind intuitive, benutzerfreundliche Bedienoberflächen eine wichtige Voraussetzung für eine hohe Nutzerakzeptanz – insbesondere seitens ungeübter SAP-Anwender – und damit für eine erfolgreiche Prozessdigitalisierung.

Die Workflow App by bpc als Digitalisierungswerkzeug

Ein Beispiel für eine Digitalisierungsplattform, welche die oben beschriebenen Anforderungen erfüllt, ist die Workflow App by bpc. Die von der best practice consulting AG entwickelte App basiert auf der Technologie SAP Fiori und ermöglicht eine unkomplizierte Digitalisierung von Verwaltungsprozessen in SAP. Dafür werden die zu digitalisierenden Abläufe in der Standard-Technologie SAP Business Workflow modelliert und um Systemeinstellungen in der App (sog. Customizing) ergänzt. Auf dieser Grundlage erzeugt die App automatisch Oberflächen und stellt diese zur Verfügung. Ferner verfügt sie über hilfreiche Funktionalitäten wie Übersichtslisten für die Nachverfolgung von Anträgen, das Zwischenspeichern von Anträgen, das Anlegen von Anhängen sowie die Anbindung an ein elektronisches Archiv. Ein zentraler Vorteil dieser Anwendung ist zudem, dass sie als webbasierte Lösung vollständig mobil – d. h. geräte- und ortsunabhängig – nutzbar ist.

Anwendungsszenarien für Bildungseinrichtungen

Für Hochschulen und Forschungseinrichtungen bietet die Fiori-basierte Workflow-App vor diesem Hintergrund viele potenzielle Anwendungsszenarien auf dem Weg der digitalen Transformation. Ein mögliches Szenario ist beispielsweise die Abbildung des gesamten Drittmittelprozesses mithilfe der Workflow App by bpc – von der Beantragung, über die Genehmigung und Anlage bis hin zur Pflege von Drittmittelprojekten. Auf Basis der SAP-Technologien Fiori und Business Workflow ermöglicht die App die Erzeugung eines digitalen, modulübergreifenden End-to-End-Prozesses, der für die Antragstellenden (z. B. Professoren) sowohl eine intuitive Beantragung von Drittmittelprojekten über den Webbrowser als auch Transparenz über den Status ihres Antrags bietet und den Fachanwendern eine unkomplizierte Drittmittelanlage sowie -pflege ermöglicht. Das Anlegen der Stammdaten in den verschiedenen SAP-Modulen erfolgt dabei vollautomatisch, sodass sich die Anwender auf ihre fachlichen Aufgaben konzentrieren können. Reisemanagementprozesse, Benutzeranträge sowie generell sämtliche Genehmigungs- und Formular-basierten Prozesse können auf diese Weise hoch integriert, einfach und schnell digitalisiert, automatisiert und nachvollziehbar beschleunigt werden.

Erfolgreiche Einführung an der Westfälischen Wilhelms-Universität

Dass die Nutzung der Fiori-Technologie ein echter Motor zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen in Hochschul- und Forschungseinrichtungen sein kann, zeigt auch die erfolgreiche Einführung eines Online-Antragsverfahrens für die Einstellung von Personal bei der Westfälischen Wilhelms-Universität, die mit der Workflow App by bpc realisiert wurde. In der dazugehörigen Success Story können Sie einen ersten Eindruck von der Umsetzung und den Mehrwerten eines solchen Projektes für Ihre Einrichtung gewinnen.

Wenn Sie mehr über die schnelle und einfache Prozessdigitalisierung auf Basis von SAP Fiori und Business Workflow erfahren möchten, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf – unsere Experten stehen Ihnen gerne zur Verfügung.